Para entender la relación de la Archivística con las nuevas herramientas tecnológicas es necesario definir primero el término Automatización, el cual está diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas. En nuestro enfoque archivístico, la Automatización es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
Podríamos decir que la automatización archivística se emplea desde la creación del documento mismo hasta su eliminación o disposición final, en todas las fases del proceso archivístico para la gestión de documentos, las transferencias, el control de depósitos, la indización, la gestión de los usuarios, el establecimiento de nuevos mecanismos de recuperación, la publicación, difusión, consulta, en sí, el acceso a la información.
El crecimiento desmedido de las tecnologías es de una u otra forma consecuencia de la globalización, aunque podríamos decir que no se puede dar una sin la otra, y con ellas la explosión de la información y por ende su volumen y calidad. Actualmente, el creciente aumento de los equipos de cómputo, de los diversos aparatos eléctricos y electrónicos, la Internet, transmiten segundo a segundo imágenes, sonidos, voces y toda clase de información.
Aunque los avances tecnológicos sigan surgiendo día a día, éstos no lograrán desplazar totalmente al papel (por ahora), aunque paulatinamente esto pueda ir cambiando, de hecho ya lo está haciendo. Lo fundamental hoy en día es tener los sistemas tecnológicos y de información necesarios que permitan una mayor agilidad y respuesta a las distintas consultas que requieran los usuarios.
Es indudable también que las nuevas tecnologías han provocado innovaciones en las diferentes profesiones y de esto no se ha escapado la archivística, el empleo de los computadores, software y un sinnúmero de herramientas ofrecen diversas alternativas para el acceso, funcionamiento, trámite y gestión en los distintos procesos archivísticos, ahora tenemos solo dos alternativas: actualizarnos o resagarnos en su utilización.
No es suficiente, tener la información y darle una presentación útil, hay que tener presente y entender que los sistemas de información por sí solos no analizan la información, “para esto se requiere la presencia del profesional de las ciencias de la información, que analice los sistemas y los convierte en instrumentos útiles y accesibles. Y en esto a la archivología le corresponde decidir si juega un papel sustantivo o adjetivo, es decir, si el rol es accesorio al profesional informático, o por el contrario, lo alimenta y dirige.[1] Más que el dominio de la información, nos corresponde la tarea de estudiarla, analizarla, comprenderla y aplicarla en los distintos procesos archivísticos en pro de la salvaguarda de la memoria institucional y colectiva de la humanidad.
Pero, ¿para qué automatizar? ¿qué ventajas trae la automatización?
La utilización de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos nos permiten agilidad y rapidez tanto en la organización, consulta y almacenamiento de la información, reducción de distancia y espacios de almacenamiento, respaldo y acceso en línea a la información, facilita el proceso de normalización, diversifica la labor del archivista y aumenta sus opciones (posibilidades) generando un ahorro en los recursos físicos a pesar de que para su implementación se requiere una inversión inicial bastante alta.
Pero, no todo es color de rosa, la automatización trae consigo ciertas desventajas como son: la dependencia y obsolescencia tecnológica, la incompatibilidad de los formatos, falta de personal capacitado, procesos de migración de sistemas, seguridad de la información (ataque de virus), riesgos de pérdida de información, limitación en el acceso, entre otros.
Podemos decir que el proceso de automatización no es una panacea para tener en todos los archivos organizados, no es simplemente el registro y digitalización de la información, tener computadores y herramientas informáticas, no es para despedir personal, no es una obligación, la automatización en la archivística es un proceso creado para brindar agilidad, rapidez y seguridad a la información en las distintas procesos archivísticos.
Anteriormente, la descripción archivística se basaba en la implementación y diligenciamiento de guías, catálogos e inventarios como instrumentos de descripción, lo cual ha ido innovándose mediante el uso y aplicación de diversas herramientas tecnológicas que ofrecen a los usuarios (internos y externos) acceder a la información de una forma más rápida, ágil, confiable y segura, convirtiendo este proceso en un proceso claro, conciso y recurrente (no repetitivo). En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación- en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.
¿Cómo ayuda la automatización al archivista?
En la actualidad, tanto el computador y otra serie de elementos tecnológicos (scanner, fax) se han convertido en unos instrumento excelentes para realizar tareas específicas y porqué no rutinarias, pues las efectúan con gran precisión y rapidez, de una forma segura e incansable, brindar gran agilidad y confiabilidad a los procesos y presentan nuevas aplicaciones de interfaz que son de gran agrado para los usuarios, lo que los convierte en instrumentos valiosos y efectivos para la recuperación y clasificación de información.
¿Qué esperan los usuarios de los servicios que ofrece un archivo?
¿Cuántas veces nos hemos sentido maltratados al intentar acceder a la información en los archivos? ¿cuántas veces nos hemos encontrado con funcionarios apáticos y groseros? ¿cuántas veces hemos perdido la ida a un archivo porque por su horario está cerrado? ¿cuántas veces no hemos ubicado la información que necesitamos? ¿Cuántos archivos que hemos visitado no cuentan con una infraestructura adecuada?
Como usuarios debemos tener muy claro que no tenemos acceso a toda la información que queramos, que existen restricciones para su consulta pero también debemos tener muy presente nuestras que necesidades y expectativas.
Los usuarios tanto internos como externos esperamos confiabilidad, agilidad y calidad en los servicios, la implementación de nuevas tecnologías, servicios más precisos en menos tiempo, personal competente y bien informado que ofrezca cortesía y simpatía a sus usuarios, organización y clasificación de la información, espacios físicos agradables, con buena iluminación, interfaz de consulta, buena disposición y actitud de los funcionarios, reglas claras para uso del sistema, y unos horarios acordes a las necesidades de los usuarios.
BIBLIOGRAFÍA
GIMENEZ VCHORNET, Vicent. Límites Formales al Acceso a la Información Documental en los Archivos. En: Métodos de Información. Vol. 9 – N° 50. Mayo 2002.
GUZMAN MORA, Leonardo David. Pautas para el establecimiento de políticas y planes de automatización de archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. Imprenta Nacional, 1998. 54 p.
Memoria del Papel en los Archivos en la era de la Información. XI Jornada par el Desarrollo Archivístico 1997. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Dirección nacional del Archivo Nacional. San José de Costa Rica, 1998. Guía Imprenta Litográfica S.A. 139 p.
[1] BONILLA SANDÍ, Albán. La Archivología en la Era de la Información. En: Memoria del Papel en los Archivos en la era de la Información. XI Jornada par el Desarrollo Archivístico 1997. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Dirección nacional del Archivo Nacional. San José de Costa Rica, 1998. Guía Imprenta Litográfica S.A. Pág. 129.
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