La Normalizacion Archivistica

LA NORMALIZACION ARCHIVÍSTICA MÁS QUE UNA SIMPLE ACTIVIDAD, TODO UN PROCESO

El desarrollo de la normalización internacional ha sido el resultado básicamente del desarrollo del comercio internacional y de todo el proceso de globalización de la economía que en los últimos años se ha desarrollado. La normalización pretende ayudar a simplificar o facilitar las relaciones de los equipos de trabajo, las personas, las empresas, máxime en nuestro entorno constantemente cambiante en donde cada vez se vuelven más dinámicos los procesos y los sistemas.

En el campo archivístico, la normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos, no solo para el documento de gestión sino para aquel que debe ser conservado definitivamente, por tanto se convierte en actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

“Durante años, la normalización de la descripción archivística ha resultado casi irrelevante para la profesión. Se pensaba por regla general, que la documentación contenida en los archivos era tan diversa que casa depósito, debía reglamentar de manera aislada este asunto”[1]. Por convicción, conocimientos y diversos estudios, se ha podido establecer que la archivística por su complejidad no se puede manejar como un mundo aislado, sino que se debe tomar como un proceso, una serie de actividades y criterios interrelacionados entre sí, enmarcados en optimizar la función archivística, la administración de los archivos, los documentos y la información en general.
En la década de los 80, probablemente como consecuencia de las nuevas tecnologías informáticas, se realizan los primeros aportes al proceso de la normalización archivística, específicamente en lo relacionado con las diferentes categorías documentales.

El proceso de normalización archivística a nivel internacional se ha visto influenciado por los distintos procesos o cambios propuestos por Estados Unidos, Gran Bretaña y Canadá, cambios que han influido en la elaboración de los distintos instrumentos de descripción archivística.

El proceso de la normalización archivística, tienen sus orígenes en Estados Unidos, éste “ha sido uno de los países que indirectamente ha ejercido más influencia en el proceso de normalización de la descripción archivística a nivel internacional”[2]. Aunque no ha participado de forma directa en todo el proceso de normalización desarrollado por la CIA, ha sido la base fundamental para el en desarrollado e implementación de los lineamientos y directrices propias que regulan la función archivística.

Gran Bretaña ha sido considerada durante mucho tiempo como “el país representante de la tradición archivística europea”[3], en éste se ha desarrollado de una forma más ágil y rápida el proceso de normalización archivístico, aunque su implantación ha sido mucho menor comparada con Estados Unidos y Canadá, es en Gran Bretaña donde inicialmente se plantea la implementación de las normas de descripción archivística.

Canadá por su parte, ha sido uno de los países que ha participado más activamente en la elaboración e implementación de la Norma ISAD (G), la cual es en la actualidad uno de los instrumentos descriptivos más recomendados por los organismos internacionales, cuyo objetivo básico es proveer un medio que nos indique cual es la institución productora, bajo que contexto surge, que tipos de documentales produce y proveernos de una visión general de la institución para finalmente referirnos a cada tipo documental a nivel de unidad.

En Estados Unidos y Gran Bretaña el proceso de normalización archivística fue elaborado por grupos reducidos de trabajo, gracias al desarrollo de iniciativas particulares, en cambio en Canadá las reglas de descripción de documentos tienen un valor normativo y han sido redactada por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesiones, que respaldan el contenido de las norma, lo que lleva a la creación e implementación de las reglas de descripción documental y la implementación de instrumentos y elementos de descripción basados en las normas y principios de descripción existentes en otros países y otras disciplinas aplicables a la descripción archivística.

Algunos de los eventos que marcaron un hito en todo el proceso archivístico, al estudiar, analizar y evaluar la problemática archivística, son: la reunión de expertos sobre normas de descripción en Otawa en 19888, las reuniones de parís y de Wroclaw en 1989 – 1990, la reuniónde Horhr-Grenzhausen, Alemania, en 1990, la reunión de Madrid en 1992, el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal en 1992, la reunión e Estocolmo en 1993, entre otros.

Anteriormente la descripción archivística se basaba en la implementación y diligenciamiento de guías, catálogos e inventarios como instrumentos de descripción, “hoy la descripción se considera una operación en sí misma, una operación de análisis documental, encaminada a la creación de representaciones exactas y concisas de cualquier unidad archivística, siempre bajo el respeto del principio de procedencia”[4]. La descripción pasó de ser un simple registro de información y consulta para convertirse en todo un proceso claro, conciso y recurrente (no repetitivo).

Los distintos instrumentos descriptivos como guías, inventarios, índices y catálogos utilizados comúnmente en el desarrollo de la función archivística tienen una doble misión que consiste en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen, además permiten al archivista conocer el contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización en el espacio físico. En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación; en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.

¿Por qué se dio la necesidad de normalizar?
En la archivística se hace muy importante implementar el proceso de la normalización, teniendo en cuenta que anteriormente no existían equipos interdisciplinarios de trabajo, no se tenían criterios concretos ni métodos definidos que optimizaran la función archivística.

Adicionalmente, no se implementaban acciones necesarias para la mejora y el alcance de los resultados planificados, no se realizaba seguimiento de los procesos, ni se tenían en cuentan las tendencias económicas y los avances informáticos

El proceso de normalización archivística encuentra algunos tropiezos para su implementación, como son: la necesidad de un concenso colectivo en torno al sector archivístico, los problemas de la normalización en un entorno dinámico, el rápido desarrollo de nuevas tecnologías y soluciones, la necesidad de coordinar un número cada vez mayor de organismos y organizaciones de normalización, la nueva dinámica que exigen los archivos, el objeto propio de los archivos y la diversidad de información que éstos custodian, el volumen de los documentos, la diversidad en el tipo de usuarios, el trabajo aislado, la poca o casi nula comunicación entre archivos y la diversidad de información que cada uno de ellos custodia, el acceso y preservación de los documentos, la forma particular de trabajar de cada archivero, la influencia de otras disciplinas afines, entre otros.

Hasta el momento se han creado en el marco de la descripción archivística, varias propuesta de clasificación en función e tres criterios: el poder normativo del texto, su origen y por su profundidad.

Las más empleadas son las técnicas (regulan el uso y el intercambio de la información), las profesionales (regulan prácticas y procedimientos de trabajo, consideradas las normas más importantes y deseadas por los archiveros) y las directivas (directrices, instrucciones generales o recomendaciones, no tienen el mismo valor normativo que las anteriores), por su poder normativo.

También encontramos las normas internas (creadas específicamente para realizar la función o trabajo archivístico) y externas (ámbitos de trabajo diferentes del propiamente archivístico), por su origen.

Las de estructura, de contenido de datos, sobre sistemas y sobre el valor de los datos por su profundidad.

En la actualidad, el proceso de descripción archivística debe ser realizada en forma conjunta con el fin de ayudar y agilizar la consulta tanto a los usuarios internos como externos de cualquier organización y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación que custodia.

En sí, el proceso de descripción es un “proceso de captura, colocación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los fondos de instituciones archivísticas y el contexto y los sistemas de registros, de los que esos fondos fueron creados”[5], de ahí que el proceso de descripción archivística pasó de ser una simple secuencia de actividades y se ha convertido en todo un proceso, un conjunto de actividades que interactúan entre sí para optimizar la gestión archivística.


[1] DELGADO, Alejandro. Normalización de la Descripción Archivística. Introducción a la EAD. Pág. 13

[2]BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Pág. 31.

[3] BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Pág. 67.

[4] BONAL ZAZO, José Luis. La normalización: base del análisis documental en los archivos. En: Revista Scire: Representación y Organización del Conocimiento. España. Universidad de Zaragoza. Vol. 06, No. 01, Ene.-Dic. 2000. Pág. 55 – 56.

[5] DELGADO, Alejandro. Normalización de la Descripción Archivística. Introducción a la EAD. Pág. 13