LA CONSERVACIÓN ARCHIVÍSTICA COLOMBIANA:
DE LA TEORÍA A LA PRÁCTICA
La Legislación Archivística Colombiana promulgada por las disposiciones del Archivo General de la Nación (organismo adscrito al Ministerio de Cultura), adelanta una serie de programas institucionales de alcance nacional, para la creación y fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos en todo el país, pero es el Comité de Conservación el encargado de formular e implementar estrategias de carácter general que garanticen la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, sensibilizar a la comunidad archivística sobre la problemática de conservación de los bienes documentales, entender y reducir la problemática actual del patrimonio documental colombiano.
El Archivo General de la Nación mediante los diversos acuerdos y leyes que promulga en el tema de la Conservación Documental, tiene en cuenta diversos aspectos como infraestructura, condiciones ambientales, tipos de soporte, reprografía, entre otros; esta normatividad establece los lineamientos para la conservación documental tanto para los archivos públicos, archivos privados con función pública y fondos acumulados.
A pesar de que el Archivo General de la Nación se encarga de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación documental en nuestro país y que desde la misma carta magna, en el artículo 8 de la Constitución Política de Colombia se establece que “es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”, en la actualidad los individuos y organismos privados y/o instituciones públicas, no dan el uso adecuado a nuestro patrimonio documental, no se ponen en práctica todo estos lineamientos, los cuales se quedan en papel muerto, bien estructurados pero pocas veces llevados a la práctica.
La mayoría de los ciudadanos Colombianos no tienen la conciencia de que es responsabilidad de todas y cada una de las personas velar por la conservación y custodia de las distintas fuentes documentales que conforman el patrimonio de la nación.
Algunos aspectos que establece el Archivo General en el tema de la conservación documental en los distintos acuerdos y leyes, son:
Condiciones Ambientes:
En cuanto a las condiciones ambientales la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo No. 002 de 2004 (organización de fondos acumulados), indican que se deben verificar las condiciones físicas, ambientales, locativas y materiales del mobiliario, en las áreas de depósito para los archivos y los fondos, pero en la cotidianidad ¿cómo son las condiciones en las que se encuentran los fondos acumulados y algunos archivos?
En los fondos acumulados, literalmente se encuentra la documentación en un estado deplorable, las condiciones físicas y ambientales no son favorables para la conservación de la documentación, generalmente ésta se encuentra en bultos, cajas o simplemente arrumada una encima de otra a veces sin ningún tipo de ordenación y/o clasificación y sin la mínima posibilidad de consulta.
En algunos archivos y fondos acumulados se encuentran ubicados en espacios reducidos, con poca iluminación y una humedad poco favorable, a veces con hongos, insectos, roedores, factores que deterioran y afectan notablemente los documentos. ¿Serán estás las condiciones que merece el patrimonio documental de una institución, de un Municipio, un Departamento, el país?
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos:
El Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” y el Acuerdo No. 049 de 2000, enfatizan acerca de las condiciones de los edificios y locales destinados a los archivos, expresando que se deben garantizar la conservación de los mismos y se debe cumplir con ciertas condiciones mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.
Pero ¿cuántos de los archivos existentes cumplen estas condiciones estructurales? podríamos decir que pocos, muy pocos. La gran mayoría de los archivos de las entidades públicas (instituciones para las que son dictadas estas normas) tienen su archivo relegado al cuarto de San Alejo, un pequeño y remoto rincón con condiciones ambientales inapropiadas para conservar el acervo documental que poseen, pequeños, poco iluminados y temperaturas inadecuadas; adicionalmente la documentación se encuentra en una condiciones lamentables, la información se pierde a causa de los hongos, el maltrato, los insectos, entre otros factores. La seguridad de la información es poca o casi nula y los riesgos por inundaciones o humedades son altos, ya que generalmente se encuentran ubicados en las plantas bajas de las edificaciones, estructura de los pisos, muros, techos, pinturas, entre otros, sin contar con el tipo de estantería utilizada para el almacenamiento de la documentación.
Pero no se debe generalizar, aunque son pocas, existen algunas instituciones que dan gran importancia a sus archivos y a la información que ellos contienen, sus edificaciones gozan de una excelente infraestructura física, unas condiciones ambientales y de seguridad adecuadas y un excelente personal que hacen que los archivos cumpla con la función para cual fueron creados y garantizan la conservación, preservación, acceso y consulta de la documentación allí contenida.
Es necesario resaltar que en muchas instituciones ya sean de carácter público y/privado el presupuesto designado para el archivo es muy reducido, factor que no permite dar a los archivos esas condiciones estructurales, ambientales y de seguridad planteadas en la normatividad archivística Colombiana.
Personal Encargado:
El Acuerdo No. 037 de 2002 establece que los archivos deben contar con profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información a fin de garantizar el acceso y conservación de la documentación, y custodia del acervo documental. Pero, en algunas (por no decir la mayoría) de las instituciones el personal encargado de los archivos es personal con pocos o casi nulos conocimientos archivísticos, personal no capacitado para su administración que ha sido trasladado a esta área mientras alcanza su pensión o jubilación bien sea por tiempo, por discapacidad, entre otros, características que deterioran la prestación del servicio y ponen en riesgo la conservación de la documentación que dicho archivo pueda custodiar.
Unidades de Conservación:
El Acuerdo No. 042 de 2002 y el Acuerdo 07 del 29 de 1994 establecen los criterios con respecto a las unidades documentales como carpetas y demás unidades de conservación las cuales se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su fácil ubicación y recuperación y garanticen la preservación del Patrimonio Documenta, estos criterios generalmente no son acogidos por los funcionarios de los distintos archivos, la mayoría de realizan este proceso bajo criterio personal, en una forma peculiar que aunque inadecuada proporciona cierta agilidad y/o acercamiento a la documentación, y aunque resulte manejable para cada persona no se ajusta la normatividad archivística establecida y pone en riesgo los distintos soportes documentales (carpetas, AZ, legajos, entre otros), la documentación en general y la información en sí.
Acceso a los documentos:
Aunque todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política, es necesario tener en cuenta que ciertos documentos (generalmente de carácter histórico) presentan restricciones para su consulta. Según el Acuerdo 07, las instituciones archivísticas deben suministrarán la información contenida en éstos mediante diverso medios de reproducción, de esta forma se tiene acceso a la información sin poner en riesgo la integridad física y funcional de los documentos, garantizando así la conservación de los documentos originales.
El Acuerdo No. 047 de 2000 establece que se puede restringir el acceso a los documentos originales cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida, para ello se deben utilizar diversas técnicas o medios de reproducción (microfilmación, fotografía y digitalización) que propicien la preservación del original y que eviten la alteración y/o deterioro de los documentos originales.
Algunas instituciones se exceden en la reproducción de los documentos y almacenan un sinnúmero de copias (en diversos formatos) de la información que diariamente producen o reciben, lo que genera retrasos en el servicio y conlleva a tener problemas de duplicidad de la información y producción excesiva de documentación.
Para concluir, podríamos decir que Colombia a pesar de tener una Constitución relativamente nueva y un ente público encargado de la salvaguarda del patrimonio documental y el legajo histórico y cultural del país, no establece una normatividad clara, con criterios que exijan la implementación y desarrollo de todas estas prácticas de organización y conservación documental que permitan garantizar unas condiciones óptimas para la conservación de la documentación, el acceso a la información en todos y cada uno de los archivos bien sean públicos o privados, y reducir situaciones de riesgo que conlleven a la pérdida de la información y el deterioro de la documentación.
Aunque el Archivo General de la Nación busca la modernización y homogenización metodológica en el ámbito archivístico, que contribuya a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de las prácticas, procedimientos y servicios de archivos en todo el territorio nacional, es necesario promover la conservación y consulta documental y sensibilizar no solo a los funcionarios de archivos y a los funcionarios de organismos públicos, sino a todos los ciudadanos en general para que tomen conciencia de la importancia del legado histórico que custodian los archivos, así como la recuperación y difusión del patrimonio documental del país.
El Archivo General de la Nación mediante los diversos acuerdos y leyes que promulga en el tema de la Conservación Documental, tiene en cuenta diversos aspectos como infraestructura, condiciones ambientales, tipos de soporte, reprografía, entre otros; esta normatividad establece los lineamientos para la conservación documental tanto para los archivos públicos, archivos privados con función pública y fondos acumulados.
A pesar de que el Archivo General de la Nación se encarga de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación documental en nuestro país y que desde la misma carta magna, en el artículo 8 de la Constitución Política de Colombia se establece que “es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”, en la actualidad los individuos y organismos privados y/o instituciones públicas, no dan el uso adecuado a nuestro patrimonio documental, no se ponen en práctica todo estos lineamientos, los cuales se quedan en papel muerto, bien estructurados pero pocas veces llevados a la práctica.
La mayoría de los ciudadanos Colombianos no tienen la conciencia de que es responsabilidad de todas y cada una de las personas velar por la conservación y custodia de las distintas fuentes documentales que conforman el patrimonio de la nación.
Algunos aspectos que establece el Archivo General en el tema de la conservación documental en los distintos acuerdos y leyes, son:
Condiciones Ambientes:
En cuanto a las condiciones ambientales la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo No. 002 de 2004 (organización de fondos acumulados), indican que se deben verificar las condiciones físicas, ambientales, locativas y materiales del mobiliario, en las áreas de depósito para los archivos y los fondos, pero en la cotidianidad ¿cómo son las condiciones en las que se encuentran los fondos acumulados y algunos archivos?
En los fondos acumulados, literalmente se encuentra la documentación en un estado deplorable, las condiciones físicas y ambientales no son favorables para la conservación de la documentación, generalmente ésta se encuentra en bultos, cajas o simplemente arrumada una encima de otra a veces sin ningún tipo de ordenación y/o clasificación y sin la mínima posibilidad de consulta.
En algunos archivos y fondos acumulados se encuentran ubicados en espacios reducidos, con poca iluminación y una humedad poco favorable, a veces con hongos, insectos, roedores, factores que deterioran y afectan notablemente los documentos. ¿Serán estás las condiciones que merece el patrimonio documental de una institución, de un Municipio, un Departamento, el país?
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos:
El Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” y el Acuerdo No. 049 de 2000, enfatizan acerca de las condiciones de los edificios y locales destinados a los archivos, expresando que se deben garantizar la conservación de los mismos y se debe cumplir con ciertas condiciones mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.
Pero ¿cuántos de los archivos existentes cumplen estas condiciones estructurales? podríamos decir que pocos, muy pocos. La gran mayoría de los archivos de las entidades públicas (instituciones para las que son dictadas estas normas) tienen su archivo relegado al cuarto de San Alejo, un pequeño y remoto rincón con condiciones ambientales inapropiadas para conservar el acervo documental que poseen, pequeños, poco iluminados y temperaturas inadecuadas; adicionalmente la documentación se encuentra en una condiciones lamentables, la información se pierde a causa de los hongos, el maltrato, los insectos, entre otros factores. La seguridad de la información es poca o casi nula y los riesgos por inundaciones o humedades son altos, ya que generalmente se encuentran ubicados en las plantas bajas de las edificaciones, estructura de los pisos, muros, techos, pinturas, entre otros, sin contar con el tipo de estantería utilizada para el almacenamiento de la documentación.
Pero no se debe generalizar, aunque son pocas, existen algunas instituciones que dan gran importancia a sus archivos y a la información que ellos contienen, sus edificaciones gozan de una excelente infraestructura física, unas condiciones ambientales y de seguridad adecuadas y un excelente personal que hacen que los archivos cumpla con la función para cual fueron creados y garantizan la conservación, preservación, acceso y consulta de la documentación allí contenida.
Es necesario resaltar que en muchas instituciones ya sean de carácter público y/privado el presupuesto designado para el archivo es muy reducido, factor que no permite dar a los archivos esas condiciones estructurales, ambientales y de seguridad planteadas en la normatividad archivística Colombiana.
Personal Encargado:
El Acuerdo No. 037 de 2002 establece que los archivos deben contar con profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información a fin de garantizar el acceso y conservación de la documentación, y custodia del acervo documental. Pero, en algunas (por no decir la mayoría) de las instituciones el personal encargado de los archivos es personal con pocos o casi nulos conocimientos archivísticos, personal no capacitado para su administración que ha sido trasladado a esta área mientras alcanza su pensión o jubilación bien sea por tiempo, por discapacidad, entre otros, características que deterioran la prestación del servicio y ponen en riesgo la conservación de la documentación que dicho archivo pueda custodiar.
Unidades de Conservación:
El Acuerdo No. 042 de 2002 y el Acuerdo 07 del 29 de 1994 establecen los criterios con respecto a las unidades documentales como carpetas y demás unidades de conservación las cuales se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su fácil ubicación y recuperación y garanticen la preservación del Patrimonio Documenta, estos criterios generalmente no son acogidos por los funcionarios de los distintos archivos, la mayoría de realizan este proceso bajo criterio personal, en una forma peculiar que aunque inadecuada proporciona cierta agilidad y/o acercamiento a la documentación, y aunque resulte manejable para cada persona no se ajusta la normatividad archivística establecida y pone en riesgo los distintos soportes documentales (carpetas, AZ, legajos, entre otros), la documentación en general y la información en sí.
Acceso a los documentos:
Aunque todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política, es necesario tener en cuenta que ciertos documentos (generalmente de carácter histórico) presentan restricciones para su consulta. Según el Acuerdo 07, las instituciones archivísticas deben suministrarán la información contenida en éstos mediante diverso medios de reproducción, de esta forma se tiene acceso a la información sin poner en riesgo la integridad física y funcional de los documentos, garantizando así la conservación de los documentos originales.
El Acuerdo No. 047 de 2000 establece que se puede restringir el acceso a los documentos originales cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida, para ello se deben utilizar diversas técnicas o medios de reproducción (microfilmación, fotografía y digitalización) que propicien la preservación del original y que eviten la alteración y/o deterioro de los documentos originales.
Algunas instituciones se exceden en la reproducción de los documentos y almacenan un sinnúmero de copias (en diversos formatos) de la información que diariamente producen o reciben, lo que genera retrasos en el servicio y conlleva a tener problemas de duplicidad de la información y producción excesiva de documentación.
Para concluir, podríamos decir que Colombia a pesar de tener una Constitución relativamente nueva y un ente público encargado de la salvaguarda del patrimonio documental y el legajo histórico y cultural del país, no establece una normatividad clara, con criterios que exijan la implementación y desarrollo de todas estas prácticas de organización y conservación documental que permitan garantizar unas condiciones óptimas para la conservación de la documentación, el acceso a la información en todos y cada uno de los archivos bien sean públicos o privados, y reducir situaciones de riesgo que conlleven a la pérdida de la información y el deterioro de la documentación.
Aunque el Archivo General de la Nación busca la modernización y homogenización metodológica en el ámbito archivístico, que contribuya a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de las prácticas, procedimientos y servicios de archivos en todo el territorio nacional, es necesario promover la conservación y consulta documental y sensibilizar no solo a los funcionarios de archivos y a los funcionarios de organismos públicos, sino a todos los ciudadanos en general para que tomen conciencia de la importancia del legado histórico que custodian los archivos, así como la recuperación y difusión del patrimonio documental del país.
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá D.C. Colombia. 1994. 78 p.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Ley 594 2000.pdf. Consultado el 12 de Enero de 2009.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Acuerdo 002 de 2004. Consultado el 12 de Enero de 2009.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Acuerdo 037 de 2002. Consultado el 12 de Enero de 2009.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Acuerdo 042 de 2002. Consultado el 12 de Enero de 2009.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Acuerdo 047 de 2000. Consultado el 12 de Enero de 2009.
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