martes, 16 de junio de 2009
lunes, 1 de junio de 2009
La Normalizacion Archivistica
El desarrollo de la normalización internacional ha sido el resultado básicamente del desarrollo del comercio internacional y de todo el proceso de globalización de la economía que en los últimos años se ha desarrollado. La normalización pretende ayudar a simplificar o facilitar las relaciones de los equipos de trabajo, las personas, las empresas, máxime en nuestro entorno constantemente cambiante en donde cada vez se vuelven más dinámicos los procesos y los sistemas.
En el campo archivístico, la normalización es un aspecto importante en la vida de los documentos, no solo para el documento de gestión sino para aquel que debe ser conservado definitivamente, por tanto se convierte en actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
“Durante años, la normalización de la descripción archivística ha resultado casi irrelevante para la profesión. Se pensaba por regla general, que la documentación contenida en los archivos era tan diversa que casa depósito, debía reglamentar de manera aislada este asunto”[1]. Por convicción, conocimientos y diversos estudios, se ha podido establecer que la archivística por su complejidad no se puede manejar como un mundo aislado, sino que se debe tomar como un proceso, una serie de actividades y criterios interrelacionados entre sí, enmarcados en optimizar la función archivística, la administración de los archivos, los documentos y la información en general.
En la década de los 80, probablemente como consecuencia de las nuevas tecnologías informáticas, se realizan los primeros aportes al proceso de la normalización archivística, específicamente en lo relacionado con las diferentes categorías documentales.
El proceso de normalización archivística a nivel internacional se ha visto influenciado por los distintos procesos o cambios propuestos por Estados Unidos, Gran Bretaña y Canadá, cambios que han influido en la elaboración de los distintos instrumentos de descripción archivística.
El proceso de la normalización archivística, tienen sus orígenes en Estados Unidos, éste “ha sido uno de los países que indirectamente ha ejercido más influencia en el proceso de normalización de la descripción archivística a nivel internacional”[2]. Aunque no ha participado de forma directa en todo el proceso de normalización desarrollado por la CIA, ha sido la base fundamental para el en desarrollado e implementación de los lineamientos y directrices propias que regulan la función archivística.
Gran Bretaña ha sido considerada durante mucho tiempo como “el país representante de la tradición archivística europea”[3], en éste se ha desarrollado de una forma más ágil y rápida el proceso de normalización archivístico, aunque su implantación ha sido mucho menor comparada con Estados Unidos y Canadá, es en Gran Bretaña donde inicialmente se plantea la implementación de las normas de descripción archivística.
Canadá por su parte, ha sido uno de los países que ha participado más activamente en la elaboración e implementación de la Norma ISAD (G), la cual es en la actualidad uno de los instrumentos descriptivos más recomendados por los organismos internacionales, cuyo objetivo básico es proveer un medio que nos indique cual es la institución productora, bajo que contexto surge, que tipos de documentales produce y proveernos de una visión general de la institución para finalmente referirnos a cada tipo documental a nivel de unidad.
En Estados Unidos y Gran Bretaña el proceso de normalización archivística fue elaborado por grupos reducidos de trabajo, gracias al desarrollo de iniciativas particulares, en cambio en Canadá las reglas de descripción de documentos tienen un valor normativo y han sido redactada por varias comisiones de archiveros pertenecientes a las asociaciones profesiones, que respaldan el contenido de las norma, lo que lleva a la creación e implementación de las reglas de descripción documental y la implementación de instrumentos y elementos de descripción basados en las normas y principios de descripción existentes en otros países y otras disciplinas aplicables a la descripción archivística.
Algunos de los eventos que marcaron un hito en todo el proceso archivístico, al estudiar, analizar y evaluar la problemática archivística, son: la reunión de expertos sobre normas de descripción en Otawa en 19888, las reuniones de parís y de Wroclaw en 1989 – 1990, la reuniónde Horhr-Grenzhausen, Alemania, en 1990, la reunión de Madrid en 1992, el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal en 1992, la reunión e Estocolmo en 1993, entre otros.
Anteriormente la descripción archivística se basaba en la implementación y diligenciamiento de guías, catálogos e inventarios como instrumentos de descripción, “hoy la descripción se considera una operación en sí misma, una operación de análisis documental, encaminada a la creación de representaciones exactas y concisas de cualquier unidad archivística, siempre bajo el respeto del principio de procedencia”[4]. La descripción pasó de ser un simple registro de información y consulta para convertirse en todo un proceso claro, conciso y recurrente (no repetitivo).
Los distintos instrumentos descriptivos como guías, inventarios, índices y catálogos utilizados comúnmente en el desarrollo de la función archivística tienen una doble misión que consiste en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la búsqueda a los que ya lo conocen, además permiten al archivista conocer el contenido, cantidad y series que custodia, además de su localización en el espacio físico. En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación; en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.
¿Por qué se dio la necesidad de normalizar?
En la archivística se hace muy importante implementar el proceso de la normalización, teniendo en cuenta que anteriormente no existían equipos interdisciplinarios de trabajo, no se tenían criterios concretos ni métodos definidos que optimizaran la función archivística.
Adicionalmente, no se implementaban acciones necesarias para la mejora y el alcance de los resultados planificados, no se realizaba seguimiento de los procesos, ni se tenían en cuentan las tendencias económicas y los avances informáticos
El proceso de normalización archivística encuentra algunos tropiezos para su implementación, como son: la necesidad de un concenso colectivo en torno al sector archivístico, los problemas de la normalización en un entorno dinámico, el rápido desarrollo de nuevas tecnologías y soluciones, la necesidad de coordinar un número cada vez mayor de organismos y organizaciones de normalización, la nueva dinámica que exigen los archivos, el objeto propio de los archivos y la diversidad de información que éstos custodian, el volumen de los documentos, la diversidad en el tipo de usuarios, el trabajo aislado, la poca o casi nula comunicación entre archivos y la diversidad de información que cada uno de ellos custodia, el acceso y preservación de los documentos, la forma particular de trabajar de cada archivero, la influencia de otras disciplinas afines, entre otros.
Hasta el momento se han creado en el marco de la descripción archivística, varias propuesta de clasificación en función e tres criterios: el poder normativo del texto, su origen y por su profundidad.
Las más empleadas son las técnicas (regulan el uso y el intercambio de la información), las profesionales (regulan prácticas y procedimientos de trabajo, consideradas las normas más importantes y deseadas por los archiveros) y las directivas (directrices, instrucciones generales o recomendaciones, no tienen el mismo valor normativo que las anteriores), por su poder normativo.
También encontramos las normas internas (creadas específicamente para realizar la función o trabajo archivístico) y externas (ámbitos de trabajo diferentes del propiamente archivístico), por su origen.
Las de estructura, de contenido de datos, sobre sistemas y sobre el valor de los datos por su profundidad.
En la actualidad, el proceso de descripción archivística debe ser realizada en forma conjunta con el fin de ayudar y agilizar la consulta tanto a los usuarios internos como externos de cualquier organización y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación que custodia.
En sí, el proceso de descripción es un “proceso de captura, colocación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los fondos de instituciones archivísticas y el contexto y los sistemas de registros, de los que esos fondos fueron creados”[5], de ahí que el proceso de descripción archivística pasó de ser una simple secuencia de actividades y se ha convertido en todo un proceso, un conjunto de actividades que interactúan entre sí para optimizar la gestión archivística.
[1] DELGADO, Alejandro. Normalización de la Descripción Archivística. Introducción a la EAD. Pág. 13
[2]BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. Pág. 31.
[4] BONAL ZAZO, José Luis. La normalización: base del análisis documental en los archivos. En: Revista Scire: Representación y Organización del Conocimiento. España. Universidad de Zaragoza. Vol. 06, No. 01, Ene.-Dic. 2000. Pág. 55 – 56.
[5] DELGADO, Alejandro. Normalización de la Descripción Archivística. Introducción a la EAD. Pág. 13
... Nuevas Herramientas Tecnologicas...
Para entender la relación de la Archivística con las nuevas herramientas tecnológicas es necesario definir primero el término Automatización, el cual está diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas. En nuestro enfoque archivístico, la Automatización es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
Podríamos decir que la automatización archivística se emplea desde la creación del documento mismo hasta su eliminación o disposición final, en todas las fases del proceso archivístico para la gestión de documentos, las transferencias, el control de depósitos, la indización, la gestión de los usuarios, el establecimiento de nuevos mecanismos de recuperación, la publicación, difusión, consulta, en sí, el acceso a la información.
El crecimiento desmedido de las tecnologías es de una u otra forma consecuencia de la globalización, aunque podríamos decir que no se puede dar una sin la otra, y con ellas la explosión de la información y por ende su volumen y calidad. Actualmente, el creciente aumento de los equipos de cómputo, de los diversos aparatos eléctricos y electrónicos, la Internet, transmiten segundo a segundo imágenes, sonidos, voces y toda clase de información.
Aunque los avances tecnológicos sigan surgiendo día a día, éstos no lograrán desplazar totalmente al papel (por ahora), aunque paulatinamente esto pueda ir cambiando, de hecho ya lo está haciendo. Lo fundamental hoy en día es tener los sistemas tecnológicos y de información necesarios que permitan una mayor agilidad y respuesta a las distintas consultas que requieran los usuarios.
Es indudable también que las nuevas tecnologías han provocado innovaciones en las diferentes profesiones y de esto no se ha escapado la archivística, el empleo de los computadores, software y un sinnúmero de herramientas ofrecen diversas alternativas para el acceso, funcionamiento, trámite y gestión en los distintos procesos archivísticos, ahora tenemos solo dos alternativas: actualizarnos o resagarnos en su utilización.
No es suficiente, tener la información y darle una presentación útil, hay que tener presente y entender que los sistemas de información por sí solos no analizan la información, “para esto se requiere la presencia del profesional de las ciencias de la información, que analice los sistemas y los convierte en instrumentos útiles y accesibles. Y en esto a la archivología le corresponde decidir si juega un papel sustantivo o adjetivo, es decir, si el rol es accesorio al profesional informático, o por el contrario, lo alimenta y dirige.[1] Más que el dominio de la información, nos corresponde la tarea de estudiarla, analizarla, comprenderla y aplicarla en los distintos procesos archivísticos en pro de la salvaguarda de la memoria institucional y colectiva de la humanidad.
Pero, ¿para qué automatizar? ¿qué ventajas trae la automatización?
La utilización de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos nos permiten agilidad y rapidez tanto en la organización, consulta y almacenamiento de la información, reducción de distancia y espacios de almacenamiento, respaldo y acceso en línea a la información, facilita el proceso de normalización, diversifica la labor del archivista y aumenta sus opciones (posibilidades) generando un ahorro en los recursos físicos a pesar de que para su implementación se requiere una inversión inicial bastante alta.
Pero, no todo es color de rosa, la automatización trae consigo ciertas desventajas como son: la dependencia y obsolescencia tecnológica, la incompatibilidad de los formatos, falta de personal capacitado, procesos de migración de sistemas, seguridad de la información (ataque de virus), riesgos de pérdida de información, limitación en el acceso, entre otros.
Podemos decir que el proceso de automatización no es una panacea para tener en todos los archivos organizados, no es simplemente el registro y digitalización de la información, tener computadores y herramientas informáticas, no es para despedir personal, no es una obligación, la automatización en la archivística es un proceso creado para brindar agilidad, rapidez y seguridad a la información en las distintas procesos archivísticos.
Anteriormente, la descripción archivística se basaba en la implementación y diligenciamiento de guías, catálogos e inventarios como instrumentos de descripción, lo cual ha ido innovándose mediante el uso y aplicación de diversas herramientas tecnológicas que ofrecen a los usuarios (internos y externos) acceder a la información de una forma más rápida, ágil, confiable y segura, convirtiendo este proceso en un proceso claro, conciso y recurrente (no repetitivo). En el momento lo que se pretende es integrar todas estas actividades de modo que nos permitan evaluar las necesidades existentes, dictar lineamientos, parámetros y reglas de implementación- en sí, promover la implementación de las normas de descripción documental.
¿Cómo ayuda la automatización al archivista?
En la actualidad, tanto el computador y otra serie de elementos tecnológicos (scanner, fax) se han convertido en unos instrumento excelentes para realizar tareas específicas y porqué no rutinarias, pues las efectúan con gran precisión y rapidez, de una forma segura e incansable, brindar gran agilidad y confiabilidad a los procesos y presentan nuevas aplicaciones de interfaz que son de gran agrado para los usuarios, lo que los convierte en instrumentos valiosos y efectivos para la recuperación y clasificación de información.
¿Qué esperan los usuarios de los servicios que ofrece un archivo?
¿Cuántas veces nos hemos sentido maltratados al intentar acceder a la información en los archivos? ¿cuántas veces nos hemos encontrado con funcionarios apáticos y groseros? ¿cuántas veces hemos perdido la ida a un archivo porque por su horario está cerrado? ¿cuántas veces no hemos ubicado la información que necesitamos? ¿Cuántos archivos que hemos visitado no cuentan con una infraestructura adecuada?
Como usuarios debemos tener muy claro que no tenemos acceso a toda la información que queramos, que existen restricciones para su consulta pero también debemos tener muy presente nuestras que necesidades y expectativas.
Los usuarios tanto internos como externos esperamos confiabilidad, agilidad y calidad en los servicios, la implementación de nuevas tecnologías, servicios más precisos en menos tiempo, personal competente y bien informado que ofrezca cortesía y simpatía a sus usuarios, organización y clasificación de la información, espacios físicos agradables, con buena iluminación, interfaz de consulta, buena disposición y actitud de los funcionarios, reglas claras para uso del sistema, y unos horarios acordes a las necesidades de los usuarios.
BIBLIOGRAFÍA
GIMENEZ VCHORNET, Vicent. Límites Formales al Acceso a la Información Documental en los Archivos. En: Métodos de Información. Vol. 9 – N° 50. Mayo 2002.
GUZMAN MORA, Leonardo David. Pautas para el establecimiento de políticas y planes de automatización de archivos. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. Imprenta Nacional, 1998. 54 p.
Memoria del Papel en los Archivos en la era de la Información. XI Jornada par el Desarrollo Archivístico 1997. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Dirección nacional del Archivo Nacional. San José de Costa Rica, 1998. Guía Imprenta Litográfica S.A. 139 p.
[1] BONILLA SANDÍ, Albán. La Archivología en la Era de la Información. En: Memoria del Papel en los Archivos en la era de la Información. XI Jornada par el Desarrollo Archivístico 1997. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Dirección nacional del Archivo Nacional. San José de Costa Rica, 1998. Guía Imprenta Litográfica S.A. Pág. 129.
La Conservacion Archivistica Colombiana
El Archivo General de la Nación mediante los diversos acuerdos y leyes que promulga en el tema de la Conservación Documental, tiene en cuenta diversos aspectos como infraestructura, condiciones ambientales, tipos de soporte, reprografía, entre otros; esta normatividad establece los lineamientos para la conservación documental tanto para los archivos públicos, archivos privados con función pública y fondos acumulados.
A pesar de que el Archivo General de la Nación se encarga de fijar las políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación documental en nuestro país y que desde la misma carta magna, en el artículo 8 de la Constitución Política de Colombia se establece que “es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”, en la actualidad los individuos y organismos privados y/o instituciones públicas, no dan el uso adecuado a nuestro patrimonio documental, no se ponen en práctica todo estos lineamientos, los cuales se quedan en papel muerto, bien estructurados pero pocas veces llevados a la práctica.
La mayoría de los ciudadanos Colombianos no tienen la conciencia de que es responsabilidad de todas y cada una de las personas velar por la conservación y custodia de las distintas fuentes documentales que conforman el patrimonio de la nación.
Algunos aspectos que establece el Archivo General en el tema de la conservación documental en los distintos acuerdos y leyes, son:
Condiciones Ambientes:
En cuanto a las condiciones ambientales la ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Acuerdo No. 002 de 2004 (organización de fondos acumulados), indican que se deben verificar las condiciones físicas, ambientales, locativas y materiales del mobiliario, en las áreas de depósito para los archivos y los fondos, pero en la cotidianidad ¿cómo son las condiciones en las que se encuentran los fondos acumulados y algunos archivos?
En los fondos acumulados, literalmente se encuentra la documentación en un estado deplorable, las condiciones físicas y ambientales no son favorables para la conservación de la documentación, generalmente ésta se encuentra en bultos, cajas o simplemente arrumada una encima de otra a veces sin ningún tipo de ordenación y/o clasificación y sin la mínima posibilidad de consulta.
En algunos archivos y fondos acumulados se encuentran ubicados en espacios reducidos, con poca iluminación y una humedad poco favorable, a veces con hongos, insectos, roedores, factores que deterioran y afectan notablemente los documentos. ¿Serán estás las condiciones que merece el patrimonio documental de una institución, de un Municipio, un Departamento, el país?
Condiciones de edificios y locales destinados a archivos:
El Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 “Reglamento General de Archivos” y el Acuerdo No. 049 de 2000, enfatizan acerca de las condiciones de los edificios y locales destinados a los archivos, expresando que se deben garantizar la conservación de los mismos y se debe cumplir con ciertas condiciones mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.
Pero ¿cuántos de los archivos existentes cumplen estas condiciones estructurales? podríamos decir que pocos, muy pocos. La gran mayoría de los archivos de las entidades públicas (instituciones para las que son dictadas estas normas) tienen su archivo relegado al cuarto de San Alejo, un pequeño y remoto rincón con condiciones ambientales inapropiadas para conservar el acervo documental que poseen, pequeños, poco iluminados y temperaturas inadecuadas; adicionalmente la documentación se encuentra en una condiciones lamentables, la información se pierde a causa de los hongos, el maltrato, los insectos, entre otros factores. La seguridad de la información es poca o casi nula y los riesgos por inundaciones o humedades son altos, ya que generalmente se encuentran ubicados en las plantas bajas de las edificaciones, estructura de los pisos, muros, techos, pinturas, entre otros, sin contar con el tipo de estantería utilizada para el almacenamiento de la documentación.
Pero no se debe generalizar, aunque son pocas, existen algunas instituciones que dan gran importancia a sus archivos y a la información que ellos contienen, sus edificaciones gozan de una excelente infraestructura física, unas condiciones ambientales y de seguridad adecuadas y un excelente personal que hacen que los archivos cumpla con la función para cual fueron creados y garantizan la conservación, preservación, acceso y consulta de la documentación allí contenida.
Es necesario resaltar que en muchas instituciones ya sean de carácter público y/privado el presupuesto designado para el archivo es muy reducido, factor que no permite dar a los archivos esas condiciones estructurales, ambientales y de seguridad planteadas en la normatividad archivística Colombiana.
Personal Encargado:
El Acuerdo No. 037 de 2002 establece que los archivos deben contar con profesionales con formación académica en Archivística y/o ciencias de la información a fin de garantizar el acceso y conservación de la documentación, y custodia del acervo documental. Pero, en algunas (por no decir la mayoría) de las instituciones el personal encargado de los archivos es personal con pocos o casi nulos conocimientos archivísticos, personal no capacitado para su administración que ha sido trasladado a esta área mientras alcanza su pensión o jubilación bien sea por tiempo, por discapacidad, entre otros, características que deterioran la prestación del servicio y ponen en riesgo la conservación de la documentación que dicho archivo pueda custodiar.
Unidades de Conservación:
El Acuerdo No. 042 de 2002 y el Acuerdo 07 del 29 de 1994 establecen los criterios con respecto a las unidades documentales como carpetas y demás unidades de conservación las cuales se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su fácil ubicación y recuperación y garanticen la preservación del Patrimonio Documenta, estos criterios generalmente no son acogidos por los funcionarios de los distintos archivos, la mayoría de realizan este proceso bajo criterio personal, en una forma peculiar que aunque inadecuada proporciona cierta agilidad y/o acercamiento a la documentación, y aunque resulte manejable para cada persona no se ajusta la normatividad archivística establecida y pone en riesgo los distintos soportes documentales (carpetas, AZ, legajos, entre otros), la documentación en general y la información en sí.
Acceso a los documentos:
Aunque todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política, es necesario tener en cuenta que ciertos documentos (generalmente de carácter histórico) presentan restricciones para su consulta. Según el Acuerdo 07, las instituciones archivísticas deben suministrarán la información contenida en éstos mediante diverso medios de reproducción, de esta forma se tiene acceso a la información sin poner en riesgo la integridad física y funcional de los documentos, garantizando así la conservación de los documentos originales.
El Acuerdo No. 047 de 2000 establece que se puede restringir el acceso a los documentos originales cualquiera que sea su soporte, más no a la información en ellos contenida, para ello se deben utilizar diversas técnicas o medios de reproducción (microfilmación, fotografía y digitalización) que propicien la preservación del original y que eviten la alteración y/o deterioro de los documentos originales.
Algunas instituciones se exceden en la reproducción de los documentos y almacenan un sinnúmero de copias (en diversos formatos) de la información que diariamente producen o reciben, lo que genera retrasos en el servicio y conlleva a tener problemas de duplicidad de la información y producción excesiva de documentación.
Para concluir, podríamos decir que Colombia a pesar de tener una Constitución relativamente nueva y un ente público encargado de la salvaguarda del patrimonio documental y el legajo histórico y cultural del país, no establece una normatividad clara, con criterios que exijan la implementación y desarrollo de todas estas prácticas de organización y conservación documental que permitan garantizar unas condiciones óptimas para la conservación de la documentación, el acceso a la información en todos y cada uno de los archivos bien sean públicos o privados, y reducir situaciones de riesgo que conlleven a la pérdida de la información y el deterioro de la documentación.
Aunque el Archivo General de la Nación busca la modernización y homogenización metodológica en el ámbito archivístico, que contribuya a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de las prácticas, procedimientos y servicios de archivos en todo el territorio nacional, es necesario promover la conservación y consulta documental y sensibilizar no solo a los funcionarios de archivos y a los funcionarios de organismos públicos, sino a todos los ciudadanos en general para que tomen conciencia de la importancia del legado histórico que custodian los archivos, así como la recuperación y difusión del patrimonio documental del país.
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá D.C. Colombia. 1994. 78 p.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Ley 594 2000.pdf. Consultado el 12 de Enero de 2009.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php. Acuerdo 002 de 2004. Consultado el 12 de Enero de 2009.
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