DocuAdmin® es un software para administración electrónica de documentos que permite a las organizaciones acceder todos sus documentos claves de manera inmediata a la vez que se controla el acceso a los mismos. Es una herramienta que le permite organizar los documentos en una base de datos de una manera jerárquica y organizada, lo cual facilita la exploración y visualización de una manera amigable, además de contar con un buscador que le permite localizar cualquier documento solamente conociendo algún metadato del o de los documentos de interés.
Creado por Numérica Ltda. una empresa colombiana que desde sus inicios en 1995 ha venido ofreciendo a sus clientes soluciones tecnológicas e innovadoras que les han ayudado a optimizar y evolucionar sus procesos y productos. Numérica Ltda. cuenta con un equipo interdisciplinario de ingenieros con alta formación académica y perfil investigador, lo que los lleva a estar actualizados con lo último en herramientas y tecnologías en cada una de sus especialidades.
La trayectoria de los Productos y Servicios de Numérica Ltda. está respaldada por la satisfacción expresa de nuestros clientes, entre los que destacamos a Ecopetrol, Telecom, Schlumberger, Terminal de Transportes de Bucaramanga y las principales Universidades del país.
DESCRIPCIÓN TÉCNICA
SOFTWARE DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DocuAdmin®
DocuAdmin® es el Sistema de administración y gestión documental que organiza documentos digitales en una base de datos de una manera jerárquica y organizada, lo cual facilita la exploración y visualización de los mismos. Además cuenta con un eficiente buscador que localiza cualquier documento solamente conociendo algún índice de o de los documentos de interés. Se realizó de acuerdo a las normas del Archivo General de la nación. No solo para gestionar información sino para servir de soporte al proceso administrativo de las organizaciones a través de un sofisticado sistema de alertas, control de vencimiento de documentos, de versiones y de flujos documentales.
Objetivos de DocuAdmin ®
Objetivo Principal: El objetivo principal de DocuAdmin® es prestar apoyo a la empresa en el control, gestión y administración de los documentos, desde el momento de su creación e ingreso al sistema, hasta su disposición final de acuerdo a las tablas de retención documental y conforme a lanormatividad del Archivo General de la Nación.
Principales Características
Arquitectura
Arquitectura cliente – servidor
Servidor de base de datos independiente del repositorio de imágenes
Preconfigurado con la base de datos PostgreSQL. (Robusta y libre)
Modulo de consultas web
Esquema de licencias flotantes (Se puede instalar DocuAdmin® en un número ilimitado de equipos, y el servidor controla el número máximo de usuarios que estén conectados al mismo
tiempo de acuerdo a la cantidad de licencias adquiridas)
Organización
Árbol de Secciones y Sub-Secciones configurable por el cliente sin límite de niveles, ajustable a cualquier estructura organizacional
Manejo de Roles de usuarios independientes de acuerdo a la estructura organizacional
Series Documentales Tabla de Series Documentales General para toda la organización pero asociables por sección
Manejo de sub-series sin límite de niveles
Manejos de tipologías por series documentales: Facilita la organización de tipos documentales dentro de una serie.
Índices personalizados para cada serie documental o tipología
Despliegue de lista en árbol (padre - hijo) para manejo de jerarquía de series y tipologías
Administración y Gestión de las tablas de retención documental
Localización de documentos de acuerdo a la TRD
Control de índices únicos dentro de la serie
Manejo de listas de valores predefinidas (para valores de un metadato que estén restringidos a un conjunto limitado de
www.docuadmin.com,
www.numerica.com.co opciones, evita la digitalización manual, ya que el valor se escoge de la lista desplegable)
Navegación
Navegación intuitiva a través del árbol de secciones, al estilo del explorador de Windows
Búsquedas rápidas con cualquier texto de cualquier índice
Búsquedas avanzadas con combinación de criterios
Visualización directa de imágenes asociadas al documento
Gestión De Documentos
Flujos asignables a los documentos
Alertas asignables a los documentos. Ej. Vencimientos
Manejo de múltiples versiones de un documento
Anotaciones sobre los documentos
Conexión directa con el escáner para digitalización
Asociación de cualquier tipo de archivo digital Automatización De Documentos
Procesamiento automático de índices con OCR a partir de las imágenes de los documentos de manera individual o por lotes
Procesamiento automático de resúmenes de los documentos a través del OCR aplicado a toda la imagen del documento
Importación de metadatos y creación de documentos a partir de
archivos de Excel (CSV)
Seguridad
Asignación de permisos flexible y detallada, por rol, serie documental y sección
Encriptación de claves de usuario con algoritmo MD5 de 128 bits
Administración
Administrador de usuarios, roles y permisos
Administrador de series, subseries tipologías y tablas de retención documental
Administrador del repositorio de base de datos
Administrador de Auditoría
Informes
Estadísticas generales
Estadísticas de Flujos
Informes de Alertas
Gestión de Tablas de Retención Documental
Configuración de permisos
REQUERIMIENTOS HARDWARE Y SOFTWARE
Requerimientos de Hardware
CARACTERÍSTICA MÍNIMO
RECOMENDADO
(más de 30 usuarios)
Memoria 1 GB de RAM 4 GB de RAM
Disco Duro 80 GB de espacio libre más 60 Gigas por cada millón de Páginas a Preservar
aproximadamente.
80 GB de espacio libre más 60 Gigas por cada Millón de Páginas a Preservar
aproximadamente.
Procesador Intel Core Duo o Equivalente AMD
Intel Xeon o Equivalente AMD
Tarjeta de Red 100 Mbits 1000 Mbits
Requerimientos de Software
CARACTERÍSTICA MÍNIMO RECOMENDADO
Sistema Operativo Windows XP
Profesional o Linux
Fedora C5
Windows 2003 Server - Linux Fedora C6 o
Superior
Motor Base de Datos
PostgreSQL 8.1 PostgreSQL 8.2 o Superior
Sistema de Archivos NTFS o ext3 con Samba
NTFS o ext3 con Samba
Consideraciones sobre ancho de banda.
Cada vez que se registra una correspondencia sin adjuntos se envían por la red alrededor de 8Kb.
Cada vez que se despliega un listado de 100 documentos que es lo que por defecto se muestra en una página, se envían por la red aproximadamente 48Kb.
En sedes remotas para conseguir tiempos de respuesta cercanos a un segundo al listar 100 documentos por página, se requiere aproximadamente un ancho de banda exclusivo de 400Kbps.
Entre menor sea el ancho de banda el tiempo de respuesta se aumentarán.